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冲破信息“重围” 文档管理一路“通”
2006年7月12日 15:46  来源:慧聪教育装备网  

    “这是今早上出的报纸,这则报纸广告中的文案不错,小张,你把这些文案输出来供大家学习。”“客户发来的是个关于产品介绍的PDF文档,小张,你把那些文字重新输出整理给我。”“唉,我以前让小林扫的那个图怎么就找不着了呢?那个排版设计很有创意,你们可以参考一下……”

    一大早,某广告公司的汪总没想到自己就被这些貌似小事的工作整得焦头烂额。作为创意总监,每天要处理的事务不仅是公司管理和创意碰撞,文档管理工作也同样难以忽视,占了工作日程的一部分。虽说信息技术的发展使得这些企业管理者们的案头文件不再堆积如山,但实际上,这些纸质文件不仅换了个方式潜藏于电脑中,而且其文档堆积速度可以说是“一日千里”。这些文档压在管理者身上,其“份量”丝毫不亚于昔日案头堆积的“小山”。

    如何将这些纷繁杂乱的文档整合成可以管理的信息,让管理者们从沉重的文档负担中解放出来?近年来,一款名为文通鉴(PaperPort)的产品在国内市场出现之后,即打破了文档管理的沉闷之声。这项由国内OCR领域的领导厂商北京文通信息技术有限公司自主创新开发的产品,使得被大量文档“围困”着的人们,看到了冲破信息文档“重围”的希望。

    “复印”资料慧眼独具

    文通鉴(PaperPort)实际上是一个软硬兼备的平台,由一台高分辨率的扫描仪和内嵌的清华TH-OCR文字识别软件,以及美国ScansoftPaperport文档管理软件组成,提供了一套超便捷的文档管理解决方案。

    按照前文中汪总所吩咐的工作,小张完全可以通过文通鉴(PaperPort),依靠扫描仪的TH-OCR技术的“慧眼”,对报纸广告等纸质媒体中的文案进行文字录入与识别,变为可编辑的电子文档。而这一切,只需花费几秒钟就可完成。对于像小张这样经常忙碌于文字录入工作的Officer来说,这无疑是一种生产力的解放。

    据了解,文通鉴(PaperPort)是目前国内唯一一款可以同时识别中文简体、中文繁体、英文、日文、韩文等字体的OCR产品,有测试研究明,文字识别率高达99.8%,识别速度也很快。如果是扫描纯文本,文通鉴(PaperPort)可以说是不费吹灰之力就达到非常满意的效果,极大地满足企业对外交流、日常办公的需要。

    转化文档游刃有余

    文档的准确输入其实只是文通鉴(PaperPort)的一个基本功能,它的“神通广大”还在于对文档的后期处理和管理上,尤其值得一提的就是其对PDF格式的全面支持。在工作中,人们常常希望能将Word、Excel、TIFF等这些文件格式转化为PDF格式,完整地保留源文档中的所有字体、格式、颜色和图形,或者是将PDF文档中的文字导出便于编辑和管理。如此一来,文通鉴(PaperPort)就大有“用武之地”,在这些文档格式转化之中游刃有余。

    借助文通鉴(PaperPort),小张不仅可以遵照汪总的指示,将PDF文档转化为文本格式,而且还可以帮助公司将扫描来的创意广告图片轻松地转换为PDF格式。在转化的过程中,小张还能通过选项生成双层PDF格式,即上层是图像、下层隐藏文字,对生成的PDF文件进行添加彩色标记、标签及标注等操作,方便今后对这些PDF文档进行正常的复制、编辑以及全文检索等功能的操作。

    快捷搜索立竿见影

    平时工作中,一旦要寻找某个文档,电脑中的检索功能的确可以实现快速地搜索,但这些搜索功能却只是局限于搜索文本文件,对于其它各种各样的文件格式,如扫描来的图片、或者是PDF文件中的文字,WINDOWS的搜索功能目前却是难以企及。

    这也是前面所述中汪总所遇到的难题。“以前让小林扫的那个图”,这么一个创意图片文档,以前仅仅依靠电脑想要快速搜索是很难的事情。现在,文通鉴(PaperPort)强大的搜索功能可让它迎刃而解:不仅能够检索word、excel文档中含的文字内容,还能检索JPG、TIFF等图像文档中包含的文字,用户通过单个关键字或原数据搜索请求快速查找出任意格式的任何文档,搜索“立竿见影”;即使是要进行“大海捞针”似地搜索,启动文通鉴(PaperPort)功能更强的SimpleSearch工具就可满足所需。

    由于文通鉴(PaperPort)的诸多功能可以满足用户在文档获取、文档处理、文档存储、文档应用4个环节的不同需求,大幅度提升文档信息化管理效率,因此自推出后一直深受用户青睐。据了解,其用户已经覆盖了教育、政府机关、医院、科研机构、广告、媒体等众多行业,不少个人用户也大大受益。随着人们对文档管理更深入的了解,以及国内代表厂商在技术和应用需求的把握能力日益成熟,相信像汪总这样的企业管理者以及众多OFFICER们能够逐渐摆脱文档的困扰,轻松应对知识日益“膨胀”的信息时代。

    

 
 [关键词]:文档管理 文通鉴 OCR  发表评论    【推荐】 【打印

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